Werkkostenregeling in de bloemendetailhandel

Werkkostenregeling in de bloemendetailhandel

27 oktober 2017

Heb jij zakelijke klanten? Wijs hen er dan op dat bloemen buiten de WKR vallen!

Informatie over werkkostenregeling

Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor ieder bedrijf verplicht. De WKR vervangt alle verschillende regels en wetten rondom de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, en bundelt deze in één collectieve regeling.

Werkwijze WKR

Binnen de WKR heb je de vrijheid tot aan 1,2% van de totale fiscale loonsom van de organisatie onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen. Zolang jouw uitgaven binnen deze 1.2% vallen hoef je deze niet te verantwoorden tegenover de belastingdienst en hier betaal je ook geen loonbelasting over. Het is dus belangrijk om (waar mogelijk) als werkgever binnen dit percentage te blijven. Als je hierboven toch nog uitgaven doet aan vergoedingen en verstrekkingen betaal je een eindheffing van 80% aan de Belastingdienst. Dat levert dus onnodig hoge kosten op.

Vergoedingen onbelast verstrekken

Uitgangspunt is om vergoedingen waar mogelijk onbelast te verstrekken. Er zijn hierbij 3 uitgangspunten:

  • Sommige vergoedingen zijn sowieso onbelast en vallen dus buiten de regeling (gerichte vrijstelling en vergoeding o.b.v. noodzakelijkheidscriterium);
  • Andere vergoedingen vallen vanwege hun aard binnen de onbelaste ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom (wel te benoemen als eindheffingsloon);
  • Mochten er boven de norm van 1,2% aanvullende vergoedingen worden verschaft, dan moet hier helaas een grote heffing (80%) over worden betaald; in overleg met de Belastingdienst kan overigens gepoogd worden om aan te tonen dat het vanwege bedrijfsvoering en bedrijfsbelang noodzakelijk is desbetreffende vergoedingen gegeven worden en daarmee onbelast verstrekt mogen worden.

Gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

  • Vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer: * abonnementen voor reizen met openbaar vervoer * kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) * losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • ·Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
  • Studie- en opleidingskosten
  • Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen
  • Kosten van outplacement
  • Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
  • Verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
  • Zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014)
  • Extraterritoriale kosten (30%-regeling)
  • Korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar;
  • Bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt
  • Vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium, info zie onder);
  • Praktische voorbeelden bloemendetailhandel:
  • Reiskostenvergoedingen (let op hoogte)
  • Maaltijden bij overwerk;
  • Studievergoedingen;
  • Gebruik materiaal eigen bedrijf (waarbij op papier aantoonbaar maximaal 20% korting mag gegeven zijn met een waarde van maximaal € 500,--/jaar, meerkorting valt dus in het budget van 1,2%);

Onbelaste nihilvergoedingen o.b.v. noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • De voorziening naar jouw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • Je de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
  • Jouw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan jou betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

Als jouw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet betaalt, moet je vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Je mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover je nog vrije ruimte hebt; Als jouw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoef je dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Je mag wel een eigen bijdrage vragen als je jouw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trek je dan van het nettoloon af. Praktische voorbeelden bloemendetailhandel:

  • Snoeischaren, tangen enz.
  • Werkkleding (schort, uniforme bedrijfskleding)

Vrije ruimte

Alle verstrekte vergoedingen die niet behoren tot de onbelaste nihilvergoedingen of waarvoor een gericht vrijstelling geldt, behoren dus tot de vrije ruimte (met een onbelaste omvang van 1,2% van het fiscale jaarloon). Het is dus zaak om waar mogelijk deze uitgaven te beperken tot het onbelaste maximum. De verschillende vergoedingen moeten worden aangemerkt als eindheffingsloon, tenzij dit fiscaal niet mag (zoals bijvoorbeeld auto van de zaak).

Praktische voorbeelden bloemendetailhandel:

  • Personeelsuitje (mits buiten het bedrijf georganiseerd)
  • Personeelskado
  • Kerstpakket
  • Fietsregeling
  • Bloemen/boeketten secretaressedag (werkgerelateerd)

80% toeslag betalen

Als blijkt dat je boven het maximale budget van 1,2% van het fiscale loon vergoedingen verstrekt, dan moet over de overschrijding 80% toeslag aan de belastingsdienst worden betaald. Het is dus zaak om dit te voorkomen, door optimaal gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, de nihilvergoedingen, de vrije ruimte of niet/minder te verstrekken.

Stappenplan WKR:

Stap 1: Pas je administratie aan;

Stap 2: Bepaal of de vergoedingen/verstrekkingen loon zijn;

Stap 3: Ga na of de vergoedingen/verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen;

Stap 4: Bereken de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom van desbetreffend jaar)

Stap 5: Kies per resterende vergoeding: eindheffingsloon (komt dus in de vrije ruimte) of loon werknemer (waarbij er soms verplichte keuzes zijn: auto van de zaak is loon werknemer); let op streven moet zijn niet boven het jaarbudget van 1,2% uit te komen;

Stap 6: Bereken indien van toepassing het bedrag boven de vrije ruimte; over dit meerbedrag moet 80% toeslag worden betaald;

Voor meer informatie en advies

Voor meer informatie bezoek je deze website: www.belastingdienst.nl/werkkostenregeling. Ook VBW en Flow kunnen je op alle details verder informeren en van dienst zijn.

Voor de juiste inrichting van de administratie en m.n. het maken van keuzes m.b.t. eindheffingslooncomponenten kan je gebruik maken van bovengenoemde opsomming. Wij adviseren je daarbij contact te zoeken met jouw accountant of administratiekantoor. Ook Flow wil je hierin graag van dienst zijn.