Ook jij verwerkt persoonsgegevens, misschien wel dagelijks. In dat kader brengt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met zich mee dat je je vanaf 25 mei 2018 aan nieuwe regels moet houden! Volgens de AVG moet het verwerken van persoonsgegevens duidelijker en transparanter.
Hieronder volgt een kort stappenplan, zodat je een idee krijgt waar jij actie moet ondernemen. Ook krijg je als lid van VBW alvast een aantal modeldocumenten die je kunt gaan gebruiken.
Stap 1 Interne analyse
Breng in kaart welke gegevens je opvraagt, waar je deze gegevens opslaat, voor hoe lang je ze opslaat en voor welke doeleinden je dit doet (let op hieronder vallen ook camerabeelden en alles wat je op schrift hebt staan). Controleer of je geen bijzondere gegevens hebt opgeslagen zoals gegevens over ras, geloofsovertuiging of medische gegevens want dan gelden er strengere regels!
Stap 2 Verwerkersovereenkomst
Ga na of er partijen zijn die voor jou gegevens opslaan, zoals je hostingprovider of samenwerkingspartner (bijv. verzendorganisatie, accountant, personeelsadministratie, communicatiebureau). Breng in kaart of je met deze partijen een verwerkersovereenkomst hebt gesloten en neem deze door zodat je daar waar nodig deze overeenkomst kan aanpassen.
Stap 3 AVG en jouw website
Heb je een webwinkel? Neem dan je privacyverklaring onder de loep en update je bestaande privacyverklaring voor zover dit nodig is. Beschik je nog niet over een privacyverklaring, stel er dan één op. Voor een voorbeeld klik hier.
Let er ook op dat je website, digitale nieuwsbrieven en social media-communicatie in een voldoende veilige manier communiceren, o.a. double opt-in. VBW-Online kan je hierin praktische hulp en daarmee garantie bieden (klik hier voor meer info over of contact met VBW-Online).
Stap 4 Persoonsgegevens
Ga na hoe de persoonsgegevens van je medewerkers worden beveiligd en zet op schrift welke maatregelen jij neemt als het gaat om de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen. Dit geldt voor bestaande medewerkers, maar ook naar sollicitanten heb je verplichtingen. Een hulpmiddel hiervoor is bijgesloten, voor een voorbeeld klik hier.
Stap 5 Camerabeelden
Heb je camera’s in je winkel hangen of ben je van plan om deze aan te schaffen? Zorg dan dat je jaarlijks een risicoanalyse uitvoert en de uitkomst daarvan op schrift stelt. Je moet kunnen aantonen dat je deze analyse hebt uitgevoerd en ook jaarlijks uitvoert. Voor een voorbeeld klik hier.
Stap 6 AVG-Handboek
Het is vanuit AVG nodig en zelfs verplicht om je beleid vast te leggen in je eigen AVG-Handboek. Het is daarbij belangrijk om zaken niet alleen vast te leggen, maar vervolgens ook uit te voeren. Je kan het handboek zelf opstellen, je kan er tegen een geringe vergoeding ook voor kiezen gebruik te maken van een format dat VBW speciaal voor bloemisten heeft laten opstellen.
Praktische AVG-hulp van VBW
Via bovengenoemd stappenplan kan je voldoen aan de richtlijnen van AVG. Dit vraagt wel een actieve houding en een grondige aanpak. Je kan ervoor kiezen om dit zelf volledig op te pakken, je kan er ook voor kiezen om hiervoor hulp in te schakelen:
a. Jouw eigen AVG-Handboek via VBW Juridische Dienst
Verwerk alle bovengenoemde stappen in jouw AVG-Handboek. Je bent verplicht om je eigen Handboek te hebben. VBW-Juridische Dienst heeft speciaal voor jou een persoonlijk AVG-Handboek ontwikkeld. Het handboek is exclusief beschikbaar voor VBW-leden met een juridisch abonnement. Houders van een VBW-juridisch abonnement kunnen tegen inlevering van 3 juridische supporturen van dit Handboek gebruik maken. Het handboek kan worden aangevraagd via juridisch@vbw.nu. Heb je nog geen juridisch abonnement? Geen probleem! Het kan op elk moment worden afgesloten (minimale looptijd 2 jaar).
Klik hier voor meer info over de juridische abonnementen van VBW.
b. AVG-support via VBW Online:
VBW Online biedt volledige support op het AVG-proof maken van je digitale instrumenten, zoals website, social media, digitale nieuwsbrief en evt. loyalty-systeem. Voor klanten van VBW Online gelden speciale tarieven:
SSL certificaat (HTTPS)
Als je een website hebt met een antwoordformulier of je hebt een webwinkel, dan is een SSL certificaat verplicht! VBW Online brengt zo’n certificaat voor jou aan (inclusief beheer en onderhoud) voor € 50,- excl BTW per jaar! Aanbod is alleen geldig als je een website/webwinkel afneemt bij VBW Online.
(Standaard) disclaimer AVG
VBW heeft een standaard disclaimer voor jouw website/webwinkel laten maken door haar juridische dienst. Als je een website of webwinkel hebt via VBW Online, dan brengen wij die disclaimer gratis voor jou aan!
Double Opt-in
Als je e-mailadressen verzamelt via jouw website, dan is het gebruik van een zgn. double opt-in vanaf 25 mei 2018 verplicht! VBW Online kan jouw website voorzien van deze double opt-in functionaliteit. Hiermee komt er een controle mail na een aanmelding met de vraag of de klant akkoord gaat met de opslag van zijn/haar email, tevens kan de klant zijn e-mailadres weer op elk moment laten vergeten.
VBW Online brengt deze double opt-in functionaliteit voor jou aan (en doet het onderhoud/beheer en biedt ondersteuning bij toepassing, etc.) voor € 100,- excl. BTW per jaar! Aanbod is alleen geldig als je een website/webwinkel afneemt bij VBW Online.
(Nog) geen website/webwinkel via VBW Online? Bekijk de mogelijkheden.
