Van kassa tot administratie en boekhouding
Het op de juiste manier verwerken van de verschillende omzetcategorieën met bijbehorende btw-percentages en cadeaubonnen op de kassa en in de boekhouding is belangrijk. Een onjuiste verwerking kan jouw BTW-aangifte in negatieve zin beïnvloeden. De inrichting van de kassa en jouw hantering hiervan spelen hierin een belangrijke rol. Wanneer je direct aan de kassa de juiste BTW-percentages registreert, verhoog je daarmee de kwaliteit en actualiteit van jouw financiële administratie. Een voorbeeld van inrichting aan de omzetkant van de kassa:
| Omzet | Percentage | Categorie | Opmerking |
| Bloemen | 9% | laag | |
| Planten | 9% | laag | |
| Arrangementen | 9% | samengesteld | forfaitair |
| Rouw-/bruidswerk | 9% | samengesteld | forfaitair |
| Potterie | 9% | samengesteld | forfaitair |
| Potterie | 21% | hoog | |
| Bezorgkosten | 9% | laag | |
| Verkoop eigen cadeaubon | 0% | tussenrekening 1 | |
| Verkoop (externe) card/bon | 0% | tussenrekening 2 | maandafschrift |
Betaalwijzen
Naast de inrichting van de omzetkant van de kassa, moet ook de betaalkant van de kassa goed worden ingericht. Belangrijk is dat de verschillende betaalmogelijkheden allemaal aanwezig zijn op de kassa. Een voorbeeld voor een indeling:
- Contant
- Pin/chip
- Inname eigen cadeaubon
- Inname externe card/bon
- Creditcard (indien van toepassing)
Administratie kassa
In de administratie moeten de verschillende omzetcategorieën (omzetkant) van de kassa op verschillende grootboekrekeningen worden geboekt. Dit is van belang voor de BTW-aangifte. De grootboekrekeningen voor ‘bloemen’ tot en met ‘bezorgkosten’ zijn gelijk aan de omzetcategorieën van de kassa inclusief BTW-percentages. Voor de verwerking van de cadeaubonnen, zie hieronder ‘de cadeaubon’.
De orders verzendorganisatie moeten op een aparte tussenrekening (balansrekening) in de boekhouding worden verwerkt. Dit is geen omzet. Het ontvangen geld van de klant moet je namelijk weer afdragen aan de verzendorganisatie. De afrekening van de verzendorganisatie moet je uitsplitsen in de administratie. De doorgegeven orders kan je op dezelfde rekening boeken als de doorgegeven orders vanuit de kassa.
De betaalwijze pin/chip wordt op een aparte tussenrekening geregistreerd in de boekhouding. Dit gebeurt vanuit de kas en vanuit de bank. Op deze manier kun je altijd controleren of de pin volgens de kassa gelijk is aan de pin volgens de bank.
Cadeaubon
Voor cadeaubonnen is het belangrijk onderscheid te maken tussen verkochte cadeaubonnen (eigen of extern) en ingenomen cadeaubonnen. De verkoop van een cadeaubon registreer je op de aparte omzetgroep op de kassa. In de boekhouding moet deze ook op een aparte grootboekrekening worden geboekt. Dit moet een balansrekening zijn. Bij verkoop van cadeaubonnen wordt deze balansrekening credit geboekt. Er ontstaat een schuld.
De verkochte cadeaubonnen dien je niet als omzet te registreren. Degene die de cadeaubon ontvangt komt hiervoor immers nog een product kopen in de winkel. Dan wordt het product aangeslagen op de juiste omzetcategorie op de kassa (bijvoorbeeld bloemen of glaswerk). Bij de betaalmiddelen kies je voor ‘inname cadeaubon’. De ingekomen cadeaubonnen worden op dezelfde balansrekening geboekt. De boeking is nu debet. De schuld wordt ingelost. Op deze manier is steeds inzichtelijk wat het saldo van de cadeaubonnen in omloop is.
