Personeelsdossiers

Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens. Een dossier bestaat meestal uit drie onderdelen: een individueel personeelsdossier, salarisgegevens en een collectief personeelsdossier.

Bepaal wie er inzage in heeft en wie het beheer ervan op zich neemt. Een personeelsadministratie hoeft niet te worden aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Voorwaarde is wel dat je de administratie alleen gebruikt waarvoor deze bedoeld is en dat je deze niet aan andere administraties koppelt. Alleen de werkgever (eventueel de personeelsfunctionaris) en de medewerker zelf (onder begeleiding) hebben inzage in het personeelsdossier. De procedure dient te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

1. Een individueel personeelsdossier

Stamkaart

Hierop vermeld je in het kort de meest relevante gegevens zoals functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden.

Persoonlijke gegevens

• Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bankrekeningnummer
• Sollicitatiebrief en CV
• Kopieën van diploma’s
• Kopie van identiteitsbewijs
• Sofi-nummer
• Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)

Rechtspositie

• Aanstellingsbrief
• Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
• Arbeidstijden
• Huishoudelijk reglement (ondertekend)
• Vakantie- en verlofregeling
• Pensioenvoorziening

Functioneren

• Functieomschrijving
• Promotie
• Verslagen van beoordeling- en functioneringsgesprekken
• Afspraken over opleidingen
• Berispingen/waarschuwingen
• Loopbaanontwikkeling

Diversen

• Geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof)
• Trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner)
• Correspondentie met werknemer

2. Salarisgegevens

In de salarisadministratie neem je de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaar je ook alle informatie en correspondentie voor de belastingdienst. Verder kun je hierin gegevens of afspraken opnemen over:

• Salaris
• Loonbelastingverklaring
• Bonusregeling
• Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, maaltijden, verhuiskosten etc.)
• Regeling auto van de zaak
• Regeling bedrijfslening
• Bedrijfsspaarregeling
• Kinderopvangregeling
• Collectieve ziektekostenverzekering
• Bankrekeningnummer

De salarisadministratie wordt meestal door de boekhouding bijgehouden, of als je dit hebt uitbesteed, door een extern administratiekantoor.

3. Collectief personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier bewaar je de volgende gegevens:

• Ziek- en hersteldmeldingen
• Een kopie van de stamkaarten
• Vakantieregistratie per medewerker