Het belang van overleg tussen ondernemer en medewerkers

Overleg heeft altijd te maken met informatie-uitwisseling en is daarom altijd nuttig. Er zijn nu eenmaal praktische zaken die je op elkaar moet afstemmen. Ook voor jouw medewerkers is overleg nuttig. Door te overleggen krijg jij informatie van hen en zij kunnen bepaalde dingen voor elkaar krijgen. De ene medewerker benadrukt misschien dat het zo gezellig is, terwijl de ander precies wil weten hoe het nu zit met de vakantieplanning of het loonstrookje.

Het tijdstip en de duur van overleg verschillen per bedrijf. Meestal hangt het af van de grootte van het bedrijf wanneer en hoe lang er overleg plaatsvindt.

Tips voor het voeren van goed werkoverleg

Organisatie

• Leg de data voor het werkoverleg vast en informeer medewerkers hierover.
• Vraag medewerkers om agendapunten in te brengen voor het volgende overleg.
• Stel een paar werkdagen van tevoren de bespreekpunten op en verspreidt deze onder de medewerkers.

Tijdens het werkoverleg

• Als je voor de eerste keer werkoverleg voert, leg dan uit wat het doel is.
• Spreek de spelregels af (bijvoorbeeld respect voor de mening van een ander, elkaar uit laten praten, een bijdrage van iedereen, op tijd komen en notulen lezen) en vraag of de medewerkers hiermee akkoord gaan.
• Bespreek belangrijke onderwerpen eerst.
• Besteed aandacht aan zaken die wel goed lopen.
• De agenda van het werkoverleg kan als volgt opgebouwd zijn: opening, mededelingen, verslag overige overleg (zijn genotuleerde afspraken nagekomen?) en bespreking agendapunten. Rond elk agendapunt af door een korte samenvatting en herhaling van afspraken. Vraag ten slotte aan ieder afzonderlijk naar een punt voor de rondvraag. Stel de datum voor het volgende werkoverleg vast.
• Luister met aandacht naar de medewerkers, en laat mensen uitspreken.
• Als er punten aan de orde komen die niet op de agenda staan, behandel die dan als laatste of schuif ze door naar de volgende vergadering.

Het verslag van het werkoverleg

• De notulist maakt een verslag. Dat kan een vaste persoon zijn, maar die taak kan ook wisselen. Vraag dan aan het begin van het werkoverleg wie het verslag wil maken of wijs iemand aan als niemand zich aanbiedt.
• Het verslag kan bestaan uit uitgebreide notulen, waarin de hele discussie wordt samengevat of uit een korte besluiten- en afsprakenlijst.
• Zorg in ieder geval dat afspraken en besluiten goed in het verslag zijn weergegeven.
• Een notulist heeft altijd recht om te vragen wat er gezegd of afgesproken is, ook tussendoor tijdens het overleg.
• Na afloop werkt de notulist het verslag uit. Dat mag niet te lang duren zodat collega's die er nier bij waren, zo snel mogelijk op de hoogte zijn van gemaakte afspraken.